Більше чверті співробітників відмовляється від нової роботи протягом першого тижня через відсутність адаптаційного курсу. “Частою помилкою багатьох компаній є занурення нових співробітників в лавину інформації, - вважає Маріана Слівніцкая, виконавчий директор компанії Begin Group. - В цьому випадку єдине, про що думає людина вже в перший робочий день - “Коли все це закінчиться?” Дані досліджень свідчать, що “масована інформаційна атака” має дуже низьку ефективність. Як вважає Слівніцкая, на першому етапі украй важлива емоційна адаптація і лише потім - інформаційна.
Саме тому співробітника, що приходить в агентство Kelin, знайомлять зі всім офісом - розповідають, хто чим займається і чим він може бути корисний новачкові. “Я думаю, будь-якій людині приємно усвідомити, що його вже розглядають як невід’ємну частину нового колективу, - вважає гендиректор агентства Олег Віноградов. - Особистий контакт дуже важливий”.
“У перший день роботи багато людей відчувають себе невпевнено, тому слід створити відчуття того, що людину чекали в компанії, - упевнена Маріана Слівніцкая. - Для цього треба підготувати робоче місце співробітника: прибрати із столу зайві речі, створити поштову адресу, поставити лотки для паперів, набір з ручками і т.д. Стіл, на якому лежить безліч речей, що залишилися від когось іншого, відсутність електронної пошти і т.п. можуть справити дуже негативне враження”.
Де можна пообідати?
Нові співробітники в перший день стикаються з безліччю питань, і більшість з них пов’язані з простими побутовими речами. Де можна пообідати, де коштують чашки, яку цифру потрібно набирати при дзвінках в місто, де узяти папір для принтера і т.д. В Begin Group існує спеціальний документ, що детально описує всі ці аспекти: від “географії” офісу до порядку оформлення документів про прийом на роботу. Ці матеріали розміщені на внутрішньому корпоративному сайті, наявність якого також дуже полегшує процес адаптації.
“Новачок повинен розуміти, що про нього піклуються, йому необхідно відчувати себе комфортно, усвідомлювати, що він потрібний організації і зможе реалізувати себе в ній”, - говорять в компанії.
Один з відвідувачів форуму на сайті британського Інституту по розвитку персоналу CIPD - співробітник крупної компанії - розповідає про прийняту в їх організації процедуру знайомства з офісною будівлею, яка відрізняється складною структурою коридорів і приміщень. “Нові співробітники отримують “карти місцевості” з вказаним маршрутом, по якому їм потрібно пройти, - розповідає він. - Контрольні пункти - це “стратегічно важливі” об’єкти офісу, включаючи їдальню, копіювальний центр і аварійний вихід. По ходу руху вони можуть звернутися до співробітників за додатковою інформацією. Після цього нові працівники повинні знов опинитися в офісі HR-менеджера і поділитися своїми враженнями”.
Одночасно відбувається їх знайомство один з одним.
“Не менш важливою є увага до нових співробітників з боку керівництва, - розповідає Маріана Слівніцкая. - Так, генеральний директор навіть в крупній компанії може прислати новому працівникові невеликий вітальний лист або поздороватися особисто. І, зрозуміло, в процесі адаптації повинен бути максимально задіяний безпосередній керівник. Навіть якщо відповідальність за адаптаційні процеси лежить на HR-відділі, для співробітника украй важливо спочатку налагодити контакт з керівником”.
Другий етап адаптації в Begin Group пов’язаний з діяльністю компанії і відділу, в якому належить працювати новому співробітникові. Протягом декількох перших днів він детально знайомиться з проектами. “Дуже часто ми просимо нову людину критично оцінити наші продукти, - говорить виконавчий директор компанії. - Це корисно як для нього - він швидше включається в діяльність компанії, відчуває свою значущість, так і для нас - людина з свіжим поглядом може висловити цінні ідеї або відмітити недоліки, які буває дуже складно побачити тому, хто вже довго працює у фірмі”.
Останній заклик
В багатьох компаніях як свій рід “курсу молодого бійця” практикують “ввідні тренінги”. У консалтинговій компанії “Імікор” всі співробітники розбиті на декілька груп залежно від досвіду роботи, навиків, посади. Визначає новачків в ту або іншу групу керівник компанії. З кожною з груп 2 - 3 рази в тиждень проходить годинне заняття. Розклад і час занять складає внутрішній тренер компанії. По сталій практиці, заняття проводяться вранці, з 9 до 10 годин. Форма може бути різною, залежно від тематики обговорення - це і ділова гра з відеозаписом, і семінар або діалог - за круглим столом і чашкою кави.
Ведуть сесії партнери “Імікора”, що управляють, Ніна Кареліна і Павло Беленко. “На семінарах формально обговорюються питання поліпшення роботи, проводиться відробіток необхідних навиків, вивчення теорії, - говорить Беленко. - Але фактично йде процес адаптації новачків в рамках корпоративної культури, обговорюються прямо і побічно способи комунікації - як з клієнтами, так і усередині фірми. Відбувається обмін думками між співробітниками і керівництвом компанії. В процесі такої роботи у кожного працівника виникає зворотний зв’язок, як з своїми колегами, так і з керівництвом.
Таким чином, вирішується відразу декілька завдань - залучення новачків до корпоративної культури, навчання співробітників, розвиток професійних навиків”.
У рекламній групі Media Arts адаптаційні семінари проводяться раз на півтора місяці. До новачків приходять керівники підрозділів, керівник компанії і кожен розповідає про особливості роботи. Починається такий семінар завжди з виступу PR-директора, що розповідає про структуру фірми, про ключових клієнтів. Потім виступають представники ІТ-відділу, які говорять про внутрішні вимоги і правила роботи з різними ІТ-ТЕХНОЛОГИЯМІ. Як це все організовано, як все зав’язано, до кого звернутися, якщо щось потрібне, хто може навчити роботі із спеціальними програмами. Потім в адаптаційній програмі беруть участь служба безпеки і HR-відділ.
“Всі ці виступи дають новим співробітникам зрозуміти, що вітається в компанії, а що немає, - розповідає HR-директор агентства і автор семінару Тетяна Петрякова. - В компанії немає спеціальних документів, що фіксують особливості корпоративної культури, всю інформацію новачки отримують на тренінгах і семінарах”. Крім того, в Media Arts велике значення надають власному порталу і щомісячному бюлетеню. “У нім освітлюють останні новини ринку, публікуються інтерв’ю з керівниками, співробітниками.
Даються поради, що почитати, що подивитися (не обов’язково в професійному плані), співробітники діляться враженнями про поїздки, розповідають, що з ними відбувається”, - відзначає PR-директор групи Ганна Орлова.
Ірина Кондратова, керівник регіональною мережею компанії “Анкор”, вважає, що в їх фірмі питання про залучення до корпоративної культури “встає особливо гостро із-за розгалуженості компанії”. Для його вирішення в “Анкоре” використовується комплексний підхід. Перш за все, кожен новачок проходить ввідний тренінг. На нім виступають представники керівництва. Розповідають про місію, принципи і цінності “Анкора”, про ключові цілі і стратегію компанії і т.п. Потім залежно від займаної позиції нові співробітники проходять навчання по своїй спеціалізації.
“Крім внутрішнього сайту, який працює і як “скарбничка знань”, і як інформаційний ресурс, замінюючий нам корпоративну газету, і регулярних корпоративних заходів ми активно користуємося інструментом стажувань, які регулярно організовуються не тільки московським, але і регіональними офісами, - розповідає Ірина Кондратова. - Існують ротації кадрів як по напряму Москва-регіон, так і регіон-регіон. Наприклад, з Ростова-на-Дону до Волгограду, з Краснодару до Нижнього Новгорода. Відкриваючи нові офіси, нові позиції, ми оголошуємо внутрішній конкурс, і перевага завжди віддається внутрішнім кандидатам”.
Адаптація по-корейські
В Samsung знайомство з корпоративною культурою компанії вважають дуже серйозним процесом. Навчання проходять не тільки нові співробітники російського офісу, але також представники аффілірованних з Samsung фірм і компаній-партнерів - наприклад агентства Cheil Communications, яке розробляє рекламні акції Samsung. Новачкам розповідають, як будується співпраця з Samsung, які сумісні проекти знаходяться зараз в роботі і які плануються в майбутньому.
“Ми також запрошуємо представників з нашого науково-дослідного центру - вони розповідають про свою роботу і “Самсунгом” R, що фінансуються & D (research & development) -разработках в світі і в Росії, - говорить Сергій Коновалов, HR-менеджер Samsung. - Ми обов’язково відвідуємо “Галерею Samsung” на Тверськой, де знайомимо нових співробітників з новітніми продуктами, багато кого з яких ще немає у продажу. Потім ведемо співробітників в корейський ресторан - це невід’ємна частина нашого кросс-культурного тренінг-модуля, яка практично нікого не залишає байдужим”.
У Росії адаптаційний курс розрахований на три дні. У корейському офісі компанії знайомство новачка з Samsung займає від місяця до три. “Нові співробітники живуть не удома - їх заселяють в гуртожитки, вони спілкуються, прослуховують різні лекції, у них є якісь групові вправи, завдання на креатівность, Samsung-драма (постановки), - розповідає Коновалів. - А кожне літо недалеко від Сеула, у вельми живописному місці Phoenix Park, проходить Samsung Summer Festival. У нім беруть участь новобранці зі всіх відділів компанії - збирається до 10 000 чоловік. Кожен business unit готує своє уявлення. Протягом двох днів люди роблять презентації, співають пісні, ходять в гори, займаються team building.
Тобто це такий великий концерт, підготовлений новачками.
У 2005 році на фестиваль їздили три менеджери від Росії. Крім “новобранців” у фестивалі беруть участь топ-менеджери компанії - новий співробітник має можливість поспілкуватися з керівництвом фірми в неформальній атмосфері. Субординація зникає”.