Кожного разу, ухвалюючи рішення про найм нового співробітника, керівникові або співробітникові служби підбору персоналу доводиться визначати баланс між вартістю кандидата і його навиками, уміннями. Часто це роблять, грунтуючись лише на своїх припущеннях і уявленнях. Іноді такі уявлення відірвані від реальності, іноді їй відповідають, але знайти силами тільки відділу персоналу ідеального кандидата не завжди виходить. Доводиться звертатися в кадрове агентство.
Найчастіше до моменту ухвалення остаточного рішення проходить багато часу, і заявка віддається в агентство в режимі “чоловік потрібний ще вчора”. Коротше кажучи, і терміни горять, і все потрібно зробити швидко. Добре, коли в такій ситуації є немало агентств, з якими вже накопичений досвід роботи. А якщо це перший випадок у вашій практиці? Або весь попередній досвід не був позитивним?
Тоді стоїть дуже серйозно підійти до вибору нових партнерів по бізнесу. Як би не горіли терміни, не можна віддавати вакансію в перше агентство, що попалося. Спеціалізовані компанії по підбору персоналу можуть як полегшити життя в закритті вакансій, так і максимально її ускладнити. Головна умова полягає в тому, що ви вибираєте партнера, і це робиться з прицілом на тривалі і плідні відносини. Але як цього добитися?
Приведу схему вибору кадрового агентства і постараюся дати декілька практичних рад з роботи з ними.
Постановка завдання
Перше, з чого належить почати менеджерові по персоналу, - це сформулювати завдання, яке потім необхідно буде пояснити рекрутеру. Для ефективного вибору кадрового агентства менеджер по підбору персоналу повинен сформулювати загальні позиції, які треба передати в кадрові агентства:
1. Рівень позицій (низовий персонал, фахівці, рідкісні фахівці, середній менеджмент або ТОР-менеджмент).
2. Фахівці з яким доходом наймаються через агентства (наприклад, не менше 1000$ місячного доходу)?
Далі необхідно зробити профіль позиції (опис вакансії). Це значно спростить життя перед підготовкою до зустрічі з агентством:
- позиції, на які наймається людина (обов’язки і результат);
- ідеальний портрет фахівця на цій позиції (професійні знання і навики, особові якості);
- список найбільш важливих вимог;
- визначення галузевої і функціональної спеціалізації;
- рівень доходу, який компанія зможе запропонувати (його необхідно визначити виходячи з середніх ринкових показників і порівняти з бюджетами компанії).
Чітко продумане завдання дозволяє зрозуміти, яким вимогам повинне відповідати кадрове агентство, щоб справитися із закриттям цій і інших позицій у вашій компанії.
Критерії первинного відбору кадрового агентства
Хотілося б виділити основні критерії при відборі кадрових агентств.
1. Термін роботи агентства на ринку.
Тут немає однозначної відповіді, яке - “молоде” або “старе” - агентство вибрати. Із власного досвіду можу сказати, що у агентств, які працюють на ринку довго, поза сумнівом, база резюме значно обширніша і якісніша. Але “молоді” агентства швидше і мобільнєє, адже вони прагнуть вас завоювати, утримати. До того ж вони, як правило, швидше підстроюються під зміни вакансій, компаній і умов роботи з ними. У крупних кадрових агентствах з довгою і успішною історією, як і в будь-якій крупній компанії, відладжені бізнес-процесси і поміняти їх схему роботи складно.
2. Відповідність спеціалізації кадрового агентства вашій сфері бізнесу.
У кожного агентства є своя спеціалізація, свій “коник”. Хтось професіональніший на IT-ринку, хтось на ринку поліграфії, хтось в будівельній сфері. Категорично не раджу віддавати вакансії в непрофільні вашому бізнесу агентства. Зв’язано це з тим, що у агентств в новій сфері немає великої бази резюме, і ви автоматично опиняєтеся в однакових умовах - розміщення оголошень і пряме просіювання ринку. І в цьому випадку оплачуватимете не професіоналізм і обширну базу вашого партнера, а лише їх везення.
3. Відповідність кадрового агентства вашому завданню (функціональна спеціалізація).
Крім галузевої спеціалізації у агентства є ще і спеціалізація на рівні і функціональних завдань вакансій. Хтось займається підбором тільки адміністративного персоналу, хтось менеджерів з продажу, а хтось спеціалізується на виробничому персоналі (слюсарі, монтажники, каменярі, водії, штукатури і т. д.).
Позицію генерального директора компанії або його заступників і позицію секретаря варто віддавати в різні агентства або разним рекрутерам. Оскільки це різні методики підбору і різні технічні і фінансові схеми взаємодії з компанією-замовником.
4. Схема матеріальної винагороди кадрового агенства.
Потрібно чітко визначити, за якою схемою зможе працювати ваша компанія. Який бюджет на підбір персоналу? Чи зможе компанія працювати по передоплаті, який максимальний відсоток компанія зможе платити за закриту вакансію? Є дешеві агентства, які займаються, як правило, підбором “сервісного персоналу” (секретарі, водії, продавці-консультанти, початковий рівень менеджерів з продажу, асистенти в різні відділи і т. д.), або це зовсім молоді агентства, що тільки створюють клієнтську базу. Природно, при пошуку топ-менеджера дешеві агентства не зможуть допомогти, але іноді їм вдається знайти дуже рідкісних фахівців саме за рахунок титанічних зусиль по “прочісуванню” ринку праці.
Після визначення критеріїв відбору кадрового агентства починаємо безпосередній відбір агентств. Первинним завданням стає визначення круга агентств, до яких ви поводитиметеся з пропозицією про співпрацю.
Шляхи відбору
- Основним ресурсом відбору стає Інтернет. Доведеться виконати велику роботу за оцінкою сайтів кадрових агентств, по фільтрації і систематизації величезної кількості інформації. Наперед розробіть табличку, в яку зможете вносити назву агентства, контакти, спеціалізацію агентства і посилання на сайт. Це може в майбутньому дуже полегшити життя. Ви один раз виберете всі компанії, які можуть стати в нагоді в майбутньому.
- Рекомендації колег по підбору персоналу. Можна піти по шляху найменшого опору і провести опит своїх колег, HR-менеджерів, про те, з якими агентствами працюють вони і чому. Ви відразу отримаєте величезну кількість рекомендацій по тих або інших агентствах. Тільки не варто приймати цю інформацію до виконання, не перевіряючи її. Завжди потрібно розуміти: робота агентств - це робота рекрутеров. І завжди є вірогідність, що агентство, що не підійшло одній компанії, підійде іншій. Тут дуже добре діє одне правило - якщо у вас є тільки назва агентства, обов’язково перевірте інформацію про нього, подивіться сайт.
- Рекомендації співробітників компанії. Інший спосіб вийти на потрібні кадрові агентства - запитати у своїх співробітників, чи влаштовувалися вони коли-небудь на роботу через кадрове агентство і якщо так, то через яке. Як правило, така інформація буває застарілою і її варто перевіряти, але і це теж інформація.
Підготовка до телефонних переговорів
Відібравши приблизно п’ять-сім агентств, які вас зацікавили і які мають потрібний досвід і відповідну систему оплати, слід сформулювати список уточнюючих питань. Також у вас повинна бути заготовлена коротка інформація про компанію і про передбачувані вакансії. Тільки після попередньої підготовки робиться дзвінок в агентство. Майте на увазі, в нашій країні клієнтський сервіс страждає і тут. Є вірогідність, що ви не зможете відразу вийти на людину, яка відповість вам на всі питання. Доведеться залишити свої координати і почекати, коли вам передзвонять. До речі, трапляється це не завжди.
Якщо в агентстві вас відразу ж направили до менеджера, який готовий відповісти на всі питання і розповісти про агентство, значить, компанія готова до обслуговування ще одного клієнта, і вона у вас зацікавлена.
Телефонні переговори
Домовляючись з агентством про зустріч, обов’язково попросите приїхати не тільки менеджера по роботі з клієнтами або керівника напряму, але і безпосереднього рекрутера, який займатиметься вашими вакансіями. По-перше, ви побачите і оціните кваліфікацію людини, яка, можливо, підбиратиме для вашої компанії фахівців. По-друге, це допоможе відразу встановити контакт з безпосереднім виконавцем і працювати вже з ним, а не грати в зіпсований телефон.
Перш ніж домовитися про зустріч, продумайте, на чиїй території вона проходитиме - в офісі вашої компанії або в офісі агентства. Тут головне пам’ятати приказку “зустрічають по одягу”. Якщо ваш офіс з яких-небудь причин не відповідає уявленням про сучасний офіс, і це явище тимчасове
і планується переїзд, то переважно “напроситися в гості”. Таким чином, ви зможете не зіпсувати враження про компанію і подивитися, куди спочатку приходитимуть претенденти. Не менш важливий залишити у претендентів позитивну думку про агентство, від якого вони вперше дізнаються про вашу компанію і вакансію. Адже перше враження найстійкіше.
Підготовка до зустрічі з агентством
Саму зустріч з агентством також необхідно детально продумати. Запам’ятаєте, саме погано продумані деталі і псують все враження про компанію. Треба наперед забронювати переговорну (якщо зустріч проходитиме у вашому офісі), підготувати пакет рекламних матеріалів про компанію, зробити невелику презентацію про компанію, роздрукувати її або записати на диск. Природно, необхідно підготувати опис вакансії. Краще зробити це окремим документом. У нього повинно входити:
- Коротка інформація про компанію (коли створена, кількість чоловік, сфера діяльності і основні досягнення на ринку);
- Назва позиції;
- Основне завдання;
- Обов’язки;
- Професійні вимоги;
- Побажання до особистих якостей;
- Рівень матеріальної компенсації (заробітна плата і якщо є якісь додаткові виплати і принцип їх розрахунку);
- Соціальний пакет.
Детально складений опис позиції дасть можливість рекрутеру зрозуміти, що потрібний, і після зустрічі він зможе легко заповнити необхідні документи і відновити в пам’яті деталі вашої розповіді на переговорах з кандидатом. Чим докладніше і чітко сформулюєте опис позицій, тим
більше шансів, що вас правильно зрозуміють.
Структура самої зустрічі в основному залежить від того, який стиль переговорів ви віддаєте перевазі. До того ж дуже часто представники агентства вважають за краще самі задавати темп бесіди. Можна дати їм таку можливість і подивитися, що самі вони захочуть розповісти про агентство, що вже встигли дізнатися про вашу компанію і як орієнтуються на ринку тих фахівців, які вам потрібні. Потім слід поставити уточнюючі питання: які подібні вакансії закривали, як давно, скільки приблизно претендентів проходило по цих позиціях, яке зразкове кількість резюме в базі, скільки часу йде на закриття потрібних вакансій.
Якщо з вашого боку залишився інтерес до агентства і менеджера по підбору, постарайтеся барвисто розповісти про компанію, про те, як в ній добре працювати і які класні фахівці у вас зайняті. Проте розповідь повинна бути максимально наближена до реальності, зовсім не варто розповідати про те, чого насправді немає.
Якщо ви справили на агентство потрібне враження і максимально їх замотівіровалі, то можете розраховувати на вигідніші умови роботи з агентством. Якщо компанія покажеться дуже цікавою, агентство може почати працювати до підписання договору, що дозволить оцінити ефективність ще до оформлення юридичних відносин.
Зворотний зв’язок з агентством. Анкета-заявка
Дуже уважно прочитайте анкету-заявку, яку складе агентство, після зустрічі. Це доповнить картину про рівень їх кваліфікації. Якщо в анкеті-заявці вказано рівно те, що ви і хотіли сказати на зустрічі, і поставлені уточнюючі питання по тих моментах, які не були освітлені на зустрічі, то, найімовірніше, з цим агентством працюватиме легко. Вас розуміють, а це велике щастя.
Обробка резюме
Уважно проглядайте резюме, які присилає агентство. І з кожним резюме просите присилати супровідний лист, чому вони прислали цього кандидата і які враження залишилися від зустрічі з ним. Вам продають фахівця і тому повинні пояснювати, чому, на їх думку, саме він підходить на цю вакансію.
Зустріч з першим кандидатом від агентства
У зустрічі немає ніяких підводних каменів, якщо ви уважно прочитали резюме і всі питання зняли у рекрутера по телефону. Єдина рекомендація - запросите на першу зустріч (при необхідності на декілька зустрічей) рекрутера. Це дозволить побудувати роботу ефективніше.
Можливо, на перший погляд більшість рекомендацій, приведених в цій статті, покажуться досить простими і зрозумілими, але постарайтеся чесно відповісти собі на питання: чи є у вас система роботи з агентствами? У мене пішов достатньо часу на вироблення такої схеми. За цей час було набито багато шишок. Але, застосовуючи вироблену технологію, я потім дуже сильно полегшила своє життя.