Дана пам’ятка узагальнює основні вимоги, які життя щодня пред’являє до керівника. Кожен її пункт стосується однієї із сторін діяльності керівника, тому бажано аналізувати її розділи з однієї позиції: «А як це відноситься до мене?».
Віктор Валентинович Травин, кандидат економічних наук, доцент Академії народного господарства при уряді РФ, директор “Школи кадрового менеджменту” Академії, викладач з двадцятирічним стажем.
Кожен керівник до певної міри повинен бути і психологом, бо правильний стиль керівництва, сприятлива обстановка на роботі, культура управлінської праці сприяють підвищенню якості і результативності праці, роблять вирішальний вплив на результати діяльності колективу. Поведінка керівники, його уміння управляти підлеглими, здоровий психологічний клімат в колективі сприяють розвитку творчої ініціативи працівників і у результаті дають не менший виробничий ефект, чим механізація і автоматизація праці.
Повсякденна практика учить, що керівники, що зуміли добитися здорових відносин в колективі, налагодили міцний контакт і взаємини між співробітниками, добиваються кращих результатів в роботі.
.
Справжня Пам’ятка має на меті узагальнити основні вимоги, які життя щодня пред’являє до керівника. Поза сумнівом, що всі якості, перераховані в Пам’ятці, не можуть бути зосереджені повністю в одній людині. У ній приведені методичні підходи, які до певної міри допоможуть керівникам в їх роботі.
Працювати з Пам’яткою рекомендується таким чином: кожен пункт стосується однієї із сторін діяльності керівника, тому бажано, щоб всі розділи будь-який керівник аналізував з однієї позиції: «А як це відноситься до мене?»
Пам’ятка допоможе керівникові пояснити (зрозуміти) причини тимчасових утруднень, що зустрічаються в роботі, зробити висновки і застосувати їх в практичній діяльності. Пам’ятка рекомендується для керівників при здійсненні практичної роботи по управлінню як на виробництві, так і в апараті управління.
Особисті якості керівника
1. Витримка . Керівник повинен перш за все уміти стримувати прояви свого настрою, ніколи не втрачати самовладання. Сильна, оптимістично настроєна людина і в тих, що оточують вселяє спокій і упевненість в успіху справи, заражає ентузіазмом. Неспокійний, знервований керівник дарма смикає і нервує себе і підлеглих, часто псує їм настрій з самого початку робочого дня, і тим більше, чим складніше обстановка. Нестриманість одного лише керівника заподіює неприємності багатьом співробітникам.
2. Ввічливість . Керівник, що ніколи не допускає грубість з підлеглими, добивається в роботі з ними кращих результатів. Запальністю, грубістю, криком важко довести свою правоту, скоріше можна набудувати співбесідника проти себе. Незмінна ж ввічливість позитивно діє на найнервовішого і дратівливішого співробітника.
3. Тактовність . Діяльність керівника як організатора немислима без тактовного відношення до співробітників. Лаючи людину, потрібно не принижувати його, а залишати йому віру в свої сили. Ніколи не слід критикувати ради самої критики.
4. Скромність і непримиренність до лестощів . Це необхідна для кожного керівника якість. Підкреслення своїх заслуг, будь-який тиск авторитетом на підлеглих недопустимі. Немає кращого способу приспати пильність людини, чим лестощі, бо іноді важко відрізнити, де лестощі, а де прояв дійсної пошани. Керівник повинен присікати будь-яке вихваляння його достоїнств, але в той же час не боятися хвалити тих співробітників, які його заслужили. Потрібно тільки пам’ятати, що хвалити людину, навіть за справу, безпосередньо перед тим, коли хочеш його про щось попросити, - теж лестощі.
5. Чуйність . Хороший керівник знає своїх підлеглих не тільки по імені, але і по батькові, цікавиться проблемами, що виникають в їх особистому житті, умовами побуту. Уміє вчасно відмітити, що співробітник засмучений, і у міру можливостей допомогти йому, поцікавитися здоров’ям, запитати про дітей, привітати з днем народження, до місця пожартувати - це полегшує йому роботу з людьми, допомагає завоювати довіру, створити гарний настрій в колективі.
6. Самокритичність . Невід’ємними якостями кожного керівника повинні бути уміння об’єктивне оцінювати свою діяльність, критично відноситися до своїх недоліків, здатність не тільки визнати свою помилку, але і відмінити неправильне рішення.
7. Самодисципліна . Від організації праці самого керівника, його особистого прикладу часто залежать кількість і якість роботи колективу. Якщо керівник недбалий, неакуратний, недбало відноситься до своїх обов’язків, він може бути упевнений, що всі ці якості в тій чи іншій мірі властиві і його співробітникам. Хороший керівник не тільки розповідає, але і показує (зокрема власним прикладом), як треба робити.
8. Вимогливість . Керівник тільки в тому разі зможе налагодити роботу співробітників, якщо систематично вимагатиме від них виконання їх завдань. Потурання в цьому питанні приводить до безвідповідальності, розхлябаності, волочіть, що дезорганізовуватиме всю роботу колективу.
9. Рівне відношення до всіх . У своїй роботі керівник повинен обов’язково спиратися на всіх співробітників. Практика оточувати себе вибраними і надалі вважатися тільки на них відновлює проти керівника решту частини колективу.
Керівник і колектив
1. Застава успішної роботи колективу, сприятливої атмосфери в нім - психологічна сумісність його членів. Відносини товариства і взаємодопомоги, що склалися усередині колективу, створюють умови для плідної діяльності, усувають неприязнь, підозрілість, заздрість, недовір’я. Побудувати правильні, хороші взаємини в колективі, підтримувати відчуття взаємної симпатії працівників один до одного, уміло керувати - це мистецтво. Хороші якості керівника визначаються головним чином тим, наскільки він утворений, а також його самодисципліною, енергією, наполегливістю, здатністю ухвалювати оптимальні рішення, сміливістю і відчуттям відповідальності.
2. Якщо керівник хоче мати міцний, спаянний колектив, він повинен підбирати кадри за принципом: кожна людина відповідає посаді і кожна посада - людині, що займає її.
3. У питаннях роботи керівник не має права слідувати особистим симпатіям і антипатіям. Пріоритетними для нього повинні бути ділові якості співробітника, його активність, відношення до роботи, корисність для загальної справи.
4. Керівник повинен пам’ятати, що він відповідає за роботу увіреного йому колективу у будь-який час. Тому він зобов’язаний підготувати собі наступників, які в його відсутність (хвороба, відпустка, відрядження) могли б виконувати його обов’язки без збитку для справи.
5. Доцільна така організація праці помічників, коли вони мають «ковзаючий» круг обов’язків, тобто час від часу міняються (між собою) сферами діяльності. Це дозволяє ознайомити їх зі всім апаратом і підготувати до подальшої самостійної роботи.
6. Ніщо так не підриває авторитет керівника, як невміння стримати своє слово. Сім разів зважте свої можливості, перш ніж один раз пообіцяти. Але, давши слово, прикладете вагу сили і енергію для виконання обіцяного.
7. Не можна переносити виконання поточних справ на годинник прийому відвідувачів. Люди, які чекають, коли ви звільнитеся, витрачають стільки ж сил, як на найважчу розумову роботу. Тому якщо у керівника приймальня завжди повна відвідувачами, то це не ознака його бурхливої діяльності, а лише приклад, як не треба працювати.
8. У апараті управління сучасним колективом діяльність одного працівника тісно пов’язана з діяльністю інших. Тому знати чужі обов’язки нітрохи не менш важливий, чим свої. Це допоможе уникнути дублювання в роботі апарату управління фірми (підприємства, організації), зайвої витрати часу па повторення того, що вже зроблене або що може зробити набагато швидше фахівець. Знати свої обов’язки і уміти їх виконувати означає визначити, коли слід удатися до допомоги іншого співробітника.
9. Ніщо так не дратує людей, як неробство. Тому краще давати завдання з більш стислими термінами, ніж з розтягнутими. Умови і межі, в яких повинна протікати робота, повинні бути строго обумовлені. Інакше робота ніколи не буде доведена до кінця.
10. Справедливість перш за все. Якщо ви хвалите або засуджуєте за справу, ваша думка високо цінуватиметься в колективі. Пам’ятаєте, що жодна провина не повинна залишатися непоміченою, інакше виникають безкарність і безвідповідальність. Проте міра покарання повинна відповідати ступеню провини. Бійтеся зайвою строгістю викликати озлоблення.
11. Між провиною і покаранням немає і не може бути лінійної залежності. Хороший працівник, що допустив промах вперше, не може бути покараний зі всією строгістю. Першу догану завжди потрібно робити наодинці. Слід пам’ятати, що є люди, психологічно легкоуязвімиє, До них застосовувати різні стягнення потрібно особливо обережно, оскільки несправедливе покарання легко може викликати у них озлобленість або навіть психічне захворювання.
12. Тільки в крайньому випадку дозволяється застосовувати догану у присутності колег. Зайве зловживання такими, що лають створює в колективі додаткові промахи, і все це лише приводить до втрати довіри до керівника.
Роль керівника
1. Немислимо керувати сучасним колективом без достатньої професійної кваліфікації, грунтовних технічних, економічних, управлінських, педагогічних знань, розуміння істоти суспільно-політичних перетворень в країні.
2. Сучасний керівник повинен уміти адаптуватися до обстановки, що швидко змінюється, у виробництві і житті. Він, працюючи динамічно, повинен постійно підвищувати свій рівень знань, умінь і навиків, щоб не опинитися «на узбіччі життя» і не підвести очолюваний колектив.
3. Принцип єдиноначальності означає як право керівника на ухвалення рішень, так і його особисту відповідальність за їх виконання. Керівник несе відповідальність не тільки за свою роботу, але і за роботу своїх підлеглих.
4. Кожен керівник зобов’язаний працювати так, щоб стиль і методи його керівництва відповідали характеру сучасних взаємин в суспільстві, виділяючи головні завдання, не допускаючи роботи по формулі «мета виправдовує засоби», що приводить до перенапруження колективу. Завдання керівника - підібрати рівний, помірний ритм роботи апарату управління, що забезпечує високу працездатність протягом тривалого часу.
5. Керівник зобов’язаний створити в колективі найбільш сприятливу атмосферу для вільного обміну думками, навчитися радитися з досвідченими людьми, уважно вислуховувати чужу думку.
6. Девізом керівника повинно стати: завжди можна зробити краще, ніж було до цих пір. Існуючий порядок - це не єдиний з можливих. Керівник повинен постійно шукати кращі форми і методи організації діяльності підлеглого йому колективу. Уникайте, проте, дуже частих реформ. Вони вносять до роботи плутанину, безлад і неорганізованість.
7. Зірвавши завдання може часто відбитися на діяльності всього підприємства, структурного підрозділі. Тому при плануванні роботи керівник повинен врахувати, яке місце в ній займають інші служби; передбачити, щоб все необхідне їм було включено в цей план, добитися в першу чергу виконання міжслужбових завдань.
Цінуєте час
1. Час - неоціниме багатство, і його треба берегти. Вимагайте від себе і підлеглих точного і конкретного викладу питань по суті. Довгі просторікування заважають виділити головну думку, утрудняють взаєморозуміння і віднімають багато часу. Потрібно говорити так, щоб вас зрозуміли з першого разу.
2. Умійте слухати. Не перебивайте співбесідника, прослідкуйте його думку до кінця. Свої зауваження ви завжди встигнете висловити, адже саме за цим до вас звертаються. Одне з першорядних завдань кожного керівника, кожного працівника - навчитися планувати свій робочий день, виробивши вміння слідувати наміченому плану, економити час.
3. Наперед склавши розпорядок дня, ви не тільки уникаєте довгих роздумів, з чого б почати роботу або що ж робити далі, але і будете упевнені, що все намічене вами буде виконано.
4. Ніколи не потрібно відкладати на завтра те, що можна зробити сьогодні, навіть якщо ця робота вам не подобається. Навчитеся бути рішучим. Маючи в своєму розпорядженні певні факти, вирішуйте і дійте.
Не випускайте з уваги дрібниці. Ви можете уникнути невеликих, але таких, що розтрачують час витрат, якщо по можливості попереджатимете настання раптових дрібних криз.
Приступайте до справи відразу ж, раз ви знаєте, що треба робити. Тут не можна дати ніяких рад. Ніхто, окрім вас, не зможе допомогти вам позбавитися від звички баритися із справами.
Починайте раніше. Починаючи робочий день всього на 15-20 хвилин раніше того, до чого ви звикли, ви задасте тон всьому дню.
Виховуйте пошану до свого часу. Придбайте звичку в думках давати вашому часу якусь оцінку, і ви станете по-новому відноситися до нього.
Цінуєте час і своє, і чуже! Остерігайтеся любителів поговорити в робочий час: вони зірвуть вам найпрекрасніші плани і наміри. Умійте припиняти дозвільну розмову.
Навчитеся говорити «ні». Якщо ви не навчитеся цьому, то виявитеся залученими в такі справи, якими ви ніколи не зайнялися б по своїй волі. Частина вашої програми самодисципліни і економії часу повинна складатися з того, щоб відокремлювати другорядне від головного.
Не угрузайте в телефонних розмовах. Ніщо не може змагатися з телефоном як засобом економії часу, коли треба отримати якісь дані, з’ясувати непорозуміння, дати вказівку або умовитися про побачення. Але завжди також є спокуса просто поговорити по телефону. Оберігайте себе від цього, наперед визначаючи, ради чого ви знімаєте трубку і з ким збираєтеся говорити. А потім ведіть розмову по-діловому.
Вчитеся слухати. Ви уникнете серйозних помилок, повторень і переробок, якщо з першого разу прагнутимете отримати вичерпні вказівки і відомості. З’явившись на нараду до 14.30, якщо воно призначене на 15.00, ви втратите цінний час. Тому, перш ніж щось робити, уточните, де, коли, що, чому. Якщо що-небудь залишається неясним, відразу ж поставте питання для з’ясування.
Головні принципи постановки завдань
Діяльність керівника в основному полягає у виборі методів і засобів здійснення певного завдання, яке виконується штатом його співробітників. Тому від правильності розпорядження іноді залежить успіх всієї роботи. Нижче приводяться основні принципи постановки завдань.
1. Давати якомога менше розпоряджень. Чим більше віддається розпоряджень, тим важче здійснюються їх реалізація і контроль виконання, багато часу йде на пояснення, що і як повинен робити кожен виконавець. Крім того, якщо проблема занадто роздроблена, розподілена між багатьма співробітниками, то неминуче дублювання в їх роботі. Керівник повинен виділяти в першу чергу головне - одну, але основне завдання, рішення якого визначає подальший напрям в роботі.
2. Не давати багато розпоряджень одночасно. Доцільно давати завдання в різний час в тій послідовності, в якій вони повинні виконуватися. Це забезпечить виконавцеві можливість зайнятися кожним завданням (проблемою) окремо, не відволікаючись і не розпилюючись.
3. Давати розпорядження в найбільш зручний момент. Якщо виконавець зараз зайнятий іншій, важливішою і терміновішою роботою, він не зможе добре з’ясувати, продумати нове завдання. В результаті цього різко знижується ефективність виконання розпорядження. Кожен співробітник в кожен теперішній момент повинен займатися тільки одним завданням, виконувати одну функцію і повністю нести за неї відповідальність.
Головні причини невиконання розпоряджень і шляху їх усунення
1. Розпорядження було погано сформульоване, не розкривало цілі і характер роботи або недостатньо роз’яснено. В цьому випадку керівник повинен його переглянути і виправити.
2. Розпорядження було віддане правильно, але погано зрозуміло виконавцем. Керівник зобов’язаний переконатися в тому, що його зрозуміли. Виконавець не повинен приймати розпоряджень, поки не з’ясує собі їх сенс.
3. Розпорядження було віддане правильно і добре зрозуміло виконавцем, але виконавець не мав необхідних умов для його виконання і подолання утруднень, що зустрічалися. В цьому випадку керівник винен, віддаючи розпорядження або в ході його виконання, забезпечити умови, що виходять за рамки компетенції співробітника. Останній же повинен мати мужність визнати свою нездатність виконати дане розпорядження і зажадати забезпечення додаткових засобів і умов.
4. Всі необхідні передумови для виконання розпорядження були забезпечені, але виконавець був або недостатньо зацікавлений, або внутрішньо не згоден з розпорядженням. Тут провина падає головним чином на виконавця, але і керівник не може повністю зняти з себе відповідальність, оскільки в його обов’язки входять переконання підлеглих і пошук правильного шляху для підвищення їх зацікавленості в роботі.
5. Всі накази і інструкції повинні бути конкретними, вичерпними, наочними, точно адресованими і з вказівкою термінів виконання.