Нового працівника можна знайти самостійно або звернутися в кадрове агентство. Все частіше за фірму стали вдаватися до допомоги професіоналів. Послуги кадрових агентств зовсім не безкоштовні. Тому помилка в обліку може дорого обійтися бухгалтерові. Розберемося в нюансах.
Звичайно, бухгалтер перш за все відповідає за правильний облік. Але в даному випадку важливо уважно віднестися до складання договору.
Укладаємо договір
В кадровому агентстві фірмі можуть запропонувати укласти наступні види угод.
По-перше, це договір відшкодувального надання послуг. Відповідно до нього кадрове агентство повинне знайти для вашої фірми відповідних кандидатів. Від вас тільки потрібно буде заплатити агентству певну суму. Звернете увагу, що, укладаючи такий договір, агентство бере на себе обов’язок надати вам потенційного кандидата. В рамках даного договору вашої компанії нададуть, як правило, наступні послуги: розміщення оголошень, проведення співбесід, тестувань і т.д. Всі перераховані заходи агентство організовує за свій рахунок.
По-друге, з вами можуть укласти посередницький договір, відповідно до якого кадрове агентство лише шукає потенційних кандидатів, але відбору серед них не проводить. Сума, яку ви заплатите за таким договором, буде, поза сумнівом, менше, ніж за договором відшкодувального надання послуг. Але при цьому вам доведеться окремо сплатити кадровому агентству проведення співбесід, тестування і т.д.
Таким чином, не дивлячись на первинну привабливість посередницького договору, така операція у результаті може виявитися дорожчою і морочливішою.
Незалежно від того, який договір ви все ж таки вирішили укласти з кадровим агентством, варто звернути особливу увагу на момент, коли послуга вважається наданою. Від цього залежить порядок віддзеркалення витрат і в бухгалтерському, і в податковому обліку. Таким моментом може бути день виходу нового співробітника на роботу або перший робочий день після успішно пройденого випробувального терміну. Також в договорі може бути передбачено, що якщо співробітник звільняється або його звільняють протягом випробувального терміну, то кадрове агентство зобов’язується повернути фірмі всю отриману винагороду або його частину.
Після того, як співробітник буде знайдений, кадрове агентство складає і передає фірмі акт про надання послуг, рахунок і рахунок-фактура.
.
Тонкощі обліку
Бухгалтерський облік при самостійному пошуку нових співробітників не відрізняється від віддзеркалення витрат витрат на послуги кадрових агентств. Витрати на підбір персоналу відносяться до управлінських витрат. Виробничі фірми враховують їх на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати», а торгові - на рахунку 44 «Витрати на продаж». А ось податковий облік має свої особливості.
Витрати по набору співробітників, включаючи послуги кадрових агентств, відносяться до інших. На це вказано в підпункті 8 пункту 1 статті 264 Податкові кодекси. Віддзеркалення витрат в податковому обліку залежить від методу обліку доходів і витрат фірми. Якщо розрахунок податку на прибуток ведеться по методу нарахування, то момент віддзеркалення витрат в податковому і бухгалтерському учетах співпадатиме. При використанні касового методу витрати на підбір нових співробітників відбиваються в податковому обліку тільки у момент їх оплати.
В ході податкової перевірки інспектори звертають увагу на економічну виправданість витрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Проблемною буває ситуація, коли фірма витратила засоби на пошук персоналу, а працівник не підійшов. Податківці вважають, що в цьому випадку витрати не є економічно виправданими і, отже, зменшити оподатковуваний податком прибуток не можуть. Про це мовилося в пункті 6 розділу 5. 4 «Інші і внереалізационниє витрати» методічки по численню податку на прибуток. Як відомо, Методичні рекомендації по застосуванню розділу 25 були відмінені наказом ФНС Росії від 21 квітня 2005 р. САЕ-3-02/ 173@. Проте фірми можуть зіткнутися з подібною думкою перевіряючих.
Тоді при спорі з інспекторами слід зробити акцент на те, що методичні вказівки носять рекомендаційний характер. Тоді як в податковому законодавстві відсутні додаткові обмеження по обліку витрат. Та і на практиці навряд чи кадрове агентство дасть зобов’язання, що кожен запропонований ним кандидат буде прийнятий на роботу.
.
Друга особливість податкового обліку витрат на підбір персоналу при використанні послуг сторонньої організації полягає в наступному. Договір з кадровим агентством може передбачати можливість безкоштовної заміни працівника і повернення частини сплаченого агентству винагороди, якщо кандидат не пройшов встановлений випробувальний термін. Безкоштовну заміну працівника можна розцінити як безвідплатне надання послуг і відповідно до пункту 8 статті 250 Податкового кодексу визнати у одержуючої послуги організації внереалізационниє доходи.
Таким чином, отримавши нового працівника замість того, що не пройшов випробувальний термін, компанії доведеться заплатити податок на прибуток з ринкової вартості послуг з його пошуку.
.
Ризик виникнення претензій податкових інспекторів в такій ситуації можна понизити таким чином. У договорі з кадровим агентством потрібно уникати формулювань щодо безкоштовної заміни кандидата, не залишеного компанією на постійну роботу після закінчення випробувального терміну. Формулювання договору повинні указувати на те, що витрати на можливу заміну вже включені в первинну вартість послуг агентства. Як правило, на практиці поступають саме так.
Проте податкові інспектори можуть порахувати, що, якщо за підсумками випробувального терміну кандидат буде прийнятий на роботу, організація-працедавець понесла економічно не обгрунтовані витрати, тобто витрати на підбір заміни, яка фактично не здійснювалася.
Тому пропонуємо варіант, який зніме претензії податківців і понизить податкові ризики. Договором повинно бути передбачено, що у разі звільнення працівника до закінчення випробувального терміну кадровому агентству слід повернути гроші, сплачені фірмою на пошук даного співробітника. Після цього організація має право заплатити ці ж гроші агентству з метою пошуку нового кандидата на місце попереднього, уклавши новий договір. У результаті фірма витратить стільки ж, а проблем з податковими інспекторами не виникне.