1. Якщо рекомендація виходить не від приватної особи, а від фірми, підприємства, установи - краще, якщо воно буде написано на фірмовому бланку. Вельми бажано, щоб лист цілком уміщався на одній сторінці.
2. Формальне рекомендаційний лист пишеться в довільній формі без звернення до конкретного адресата, оскільки вважається, що - це особистий відгук працедавця про працівника, якого працівник може пред’явити будь-якому потенційному працедавцеві.
3. Практично майже завжди працедавцеві ніколи складати рекомендаційний лист, і робити це доводиться самому рекомендованому. Треба віднестися до складання відповідально, оскільки:
а) наявна в листі об’єктивна інформація буде першою інформацією про Вас потенційному працедавцеві, і саме вона створить перше враження про Вас;
би) потенційний працедавець відмінно знає, що лист склали Ви, і Ваші стиль, письменність, ясність формулювань будуть для нього реальним свідоцтвом Вашої компетентності і досвідченості. Якщо лист пишеться на іноземній мові (для іноземного працедавця), бажано, щоб його остаточну редакцію провів носій мови або людина, що вільно володіє мовою і досвід ділового спілкування, що має.
4. Прийняте, щоб рекомендаційний лист містив наступні пункти:
4 .1. Назва: “Рекомендаційний лист”.
4.2. Підтвердження факту, термінів і посади (посад) роботи в компанії :
Пан Іван Петров (або: И.И. Петров) працював в компанії “X” з _______ по _______ на посаді _________ . (або: з ____ по ______, зокрема з ____ по ____ - на посаді ________, з ___ по ____ - на посаді _________ і так далі). Його обов’язки полягали в ___________ . (або: його обов’язки на посаді __________ полягали в __________, на посаді __________ - в __________ і так далі).
Бажано, щоб з переліку Ваших обов’язків була видна Ваша кваліфікація.
4.3. Коротка, але конкретна характеристика ділових якостей і успіхів працівника за час роботи в компанії. Відмовіться від загальних слів (діловий, надійний, компетентний). Указуйте конкретні факти (жодного разу не спізнювався на роботу і ділові зустрічі, не хворів, завжди дотримував конфіденційність, опанував конкретною орг. технікою і програмним забезпеченням, самостійно і успішно проводив ділові переговори, ефективно керував певною кількістю підлеглих і т.п.). Якщо було наявне кар’єрне зростання - стисло розкрити причини успіху.
4.4. Причини відходу з компанії. Бажано, щоб були вказані причини, що не кидають тінь на Вас як на працівника (зміна профілю компанії, закриття відділу, зміна місця проживання і т.п.).
4. 5. Рекомендації. Коротка і конкретна характеристика компетентності, ділових якостей і потенціалу кар’єрного зростання. Рекомендації до заняття посади або посад. (Пан И. И. Иванов знає певний сектор ринку або володіє певними технологіями або має великий досвід роботи з певною орг. технікою і програмним забезпеченням і т.п. Г-н И. И. Петров може керувати певним колективом або ефективно співробітничати в певному колективі або успішно вести переговори або самостійно працювати з клієнтами і т.п. Г-н И. И. Петров здатний швидко освоювати нову інформацію, орієнтуватися на певних секторах ринку і т.п. Вважаю, що пан І. І.
Петров може ефективно виконувати такі-то обов’язки, працюючи на таких-то посадах).
4.6. Контактні координати особи, що підписує лист. (При необхідності уточнити деталі. можна звернутися до мене по телефону.). Треба враховувати, що потенційний працедавець цілком може подзвонити по цьому телефону. Тому Ваше завдання: добитися, щоб загальне враження, яке залишається про Вас у того, що підписує рекомендаційний лист людини, більш менш відповідало змісту листа.
4.7. Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, що підписує лист.
4.8. Підпис, завірений друком організації. Формально друк не обов’язковий - як, власне, не обов’язково і сам рекомендаційний лист - але російський менталітет погано адаптований до документів без друку.