Відповідно до ст. 48 Кзот України на найнятих робітників, що працюють у фізичної особи більше п’яти днів, необхідно оформляти трудову книжку. Порядок ведення трудових книжок фізичними особами, зокрема приватними підприємцями, розроблений порівняно недавно. Так, Наказом
259 внесені зміни в Інструкцію
58, вимоги якої тепер розповсюджуються не тільки на підприємства, установи і організації, а і на фізичних осіб, зокрема приватних підприємців.
Підставою для внесення приватним підприємцем (як і просто фізичною особою) запису до трудової книжки найнятого робітника є відмітка про реєстрацію або зняття з реєстрації трудового договору. При цьому посадовець центру зайнятості підтверджує особистим підписом внесені до трудових книжок приватним підприємцем запису і засвідчує їх друком.
Оформлені трудові книжки зберігаються безпосередньо у працівників, а не у підприємців або фізичних осіб, що використовують найману працю (на відміну від працедавців - юридичних осіб, для яких передбачені спеціальні правила обліку і зберігання трудових книжок).
Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах на українській або російській мові. Бланк трудової книжки містить наступні розділи:
- “Відомості про працівника”;
- “Відомості про роботу”;
- “Відомості про нагородження”;
- “Відомості про заохочення”;
- “Зведення про призначення пенсії”.
Відповідно до пп. 2.2 п. 2 Інструкції
Всі записи в трудовій книжці повинні проводитися акуратно, розбірливо, кульковою або пір’яною ручкою, чорним, синім або фіолетовим чорнилом. У записах дат використовуються арабські цифри, число і місяць записуються двома, а рік - чотирма цифрами (04.07.2005 р.).
Влаштовуючись на роботу, працівник повинен пред’явити працедавцеві свою трудову книжку і вкладиш (при його наявності). Вкладиш до трудової книжки оформляється у випадку, якщо всі сторінки одного з розділів заповнені і немає місця для чергового запису. Як правило, найчастіше буває заповнений розділ “Зведення про роботу”. Перший запис у відповідному розділі вкладиша проводиться під черговим порядковим номером, наступним за номером даного розділу самої трудової книжки (тобто у вкладиші продовжується нумерація записів, а не починається з першого номера).
Приймати до оформлення вкладиш без книжки не можна.
Перед оформленням трудової книжки приватний підприємець повинен переконатися, що всі попередні записи в ній проведені в установленому порядку.
Якщо підприємець оформляє працівника, що не має трудової книжки, заводити її він не може.
Так, Мінтруда України в листі від 23.03.2006 р. ДЦ-12-1528/0/6-06 роз’яснило, що Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінтруда України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р.  58 передбачено, що першу сторінку трудової книжки (на якій указуються відомості про працівника) повинна підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього поставити друк підприємства (або друк відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.
Таким правом не наділені ні фізичні особи - працедавці, ні посадовці державної служби зайнятості (які здійснюють свої функції по веденню трудових книжок працівників в рамках, визначених п. 2.20-1 даної Інструкції, тобто тільки щодо завірення факту трудових відносин між працівником і фізичною особою - працедавцем відповідно до зареєстрованого в державній службі зайнятості трудовим договором).
Період роботи в подібних випадках, як вказано в листі, може бути підтверджений, зокрема, письмовим трудовим договором (п. 3 Порядки підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів в ній, затвердженого ухвалою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 р.  637). А невідання трудової книжки не вважатиметься в даному випадку порушенням норм трудового законодавства.
Записи про прийом на роботу і звільнення з роботи працівників приватні підприємці проводять на підставі зареєстрованих в службі зайнятості трудових договорів.
При прийомі на роботу в розділі “Зведення про роботу” в графі 1 проставляється черговий порядковий номер, в графі 2 - дата внесення запису, а в графі 3 проводиться запис: “Прийнятий на роботу (далі приводиться професійна характеристика роботи) за трудовим договором (записується дата і номер договору), зареєстрованим в державній службі зайнятості (указується повна назва центру зайнятості)”. У графі 4 дані розділи указується, на підставі чого внесений запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості): “Трудовий договір (номер), зареєстрований (дата)”.
Запис про прийом на роботу в трудову книжку вноситься тільки після проставляння службою зайнятості відмітки на всіх трьох екземплярах трудового договору про його реєстрацію. Датою прийому на роботу є дата укладення трудового договору між підприємцем і працівником.
При цьому необхідно, щоб назва посади, на яку прийнятий працівник, повністю відповідала посаді (професії), вказаній в трудовому договорі. Записи про назву професії і найменування роботи, на яку приймається працівник, повинні проводитися тільки відповідно до найменування професій і посад, вказаних в Класифікаторові професій ДК 003:2005, затвердженому наказом Госпотребстандарта України від 26.12.2005 р.  375, із змінами і доповненнями. Рекомендуємо застосовувати прості назви робіт, наявні в Класифікаторові професій ДК 003:2005.
Якщо який-небудь запис в трудову книжку був внесений неправильно (наприклад, невірно записані професія або назва роботи, на яку приймається найнятий робітник, або допущена помилка при записі певної дати), закреслювати неправильний запис не можна. В даному випадку в трудову книжку слід внести правильний запис. Для цього на наступному рядку розділу, в якому вироблений неправильний запис, ставиться черговий порядковий номер, дата внесення запису і в графі 3 пишеться: “Запис під  таким-то недійсна. Прийнятий на таку-то роботу” і в графі 4 повторюються дата і номер трудового договору, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
Записи про звільнення найнятих робітників повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями чинного законодавства, тобто з посиланням на відповідну статтю і пункт закону.
Кзот України передбачені різні підстави розірвання трудового договору. При цьому слід врахувати, що трудові договори найнятих робітників з приватним підприємцем можуть бути:
- безстроковими (тобто увязненими на невизначений термін);
- терміновими (тобто увязненими на певний термін, встановлений сторонами, або на час виконання певної роботи).
Якщо трудовий договір з найнятим робітником є терміновим, тобто увязненим на певний термін, то після закінчення зазначеного терміну працівник звільняється відповідно до п. 2 ст. 36 Кзот України, що передбачає припинення трудового договору після закінчення терміну. В даному випадку в графі 3 розділи “Зведення про роботу” проводиться запис: “Звільнений з роботи у зв’язку із закінченням термінового трудового договору, п. 2 ст. 36 Кзот України”.
При цьому в графі 1 проставляється порядковий номер запису, в графі 2 - дата внесення запису, а в графі 4 указується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості і проводиться запис: “Трудовий договір (номер) знятий з реєстрації (дата)”.
Запис про звільнення в трудову книжку вноситься тільки після проставляння службою зайнятості відмітки на всіх трьох екземплярах трудового договору про зняття його з реєстрації.
Датою звільнення є дата розірвання трудового договору, засвідчена підписами підприємця і працівника.
Терміновий трудовий договір може бути розірваний до закінчення його терміну за ініціативою працівника (ст. 39 Кзот України). Це можливо у разі хвороби або інвалідності працівника, що перешкоджають виконанню робіт за договором, при порушенні підприємцем законодавства про працю (зокрема, умов договору), а також за наявності поважних причин, передбачених ст. 38 Кзот України. У інших же випадках працівник зобов’язаний допрацювати до закінчення терміну договору.
При розірванні термінового трудового договору за ініціативою працівника (за наявності вказаних вище підстав) не встановлений термін попередження про це працедавця. Тобто працівник не зобов’язаний попереджати підприємця про свої наміри розірвати договір за два тижні, як це передбачено при звільненні за власним бажанням. Договір повинен бути розірваний в строк, про яке просить працівник. При цьому безпідставне припинення працівником виконання своїх обов’язків до закінчення термінового трудового договору є порушенням трудової дисципліни і може спричинити звільнення по ст. 40 Кзот України.
Ініціаторами розірвання безстрокового трудового договору можуть бути як найнятий робітник, так і працедавець. Наприклад, найнятий робітник може звільнитися за власним бажанням до закінчення терміну дії договору відповідно до ст. 38 Кзот України. При цьому працівник повинен письмово попередити підприємця про своє звільнення за два тижні, написавши відповідну заяву. Без попередження за два тижні працівник може звільнитися за наявності наступних поважних причин, передбачених ст. 38 Кзот України, а саме при:
- неможливості продовжувати роботу у зв’язку з переїздом на нове місцепроживання;
- перекладі чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
- надходженні в учбовий заклад;
- неможливості мешкання в даній місцевості, підтвердженій медичним висновком;
- вагітності;
- догляді за дитиною до досягнення їм 14-річного віку або дитиною-інвалідом;
- догляді за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або інваліда I групи;
- виході на пенсію;
- прийомі на роботу по конкурсу.
При звільненні працівника за власним бажанням після зняття трудового договору з реєстрації в графі 3 розділи “Зведення про роботу” проводиться запис: “Звільнений з роботи за власним бажанням, ст. 38 Кзот України”. При цьому в графі 1 проставляється черговий порядковий номер, в графі 2 - дата внесення запису, а в графі 4 указується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості і проводиться запис: “Трудовий договір (номер) знятий з реєстрації (дата)”.

Джерело: chp.com.ua