-
Трудова книжка - один з основних документів, підтверджуючих трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Згідно існуючому законодавству, працедавець зобов’язаний вести трудову книжку на кожного працівника, що пропрацював в організації більше п’яти днів, якщо для співробітника робота в цій організації є основною.
При працевлаштуванні працівник зобов’язаний пред’явити трудову книжку працедавцеві. Виняток становить випадок, коли працівник тільки починає свою трудову діяльність і влаштовується на роботу вперше або збирається працювати на умовах сумісниці. У випадку якщо співробітник до пристрою на роботу в організацію ніде не працював, то згідно статті 65 ТК РФ, працедавець повинен оформити йому трудову книжку.
Нагадаємо, що форма трудової книжки, а так само правила її ведення закріплені в ухвалі Уряду РФ від 16.04.2003 225 «Про трудові книжки», а інструкція по заповненню трудових книжок затверджена ухвалою Мінтруда Росії від 10.10.2003 69.
Новий порядок заповнення трудової книжки
Ухвалою Міністерства праці і соціального розвитку РФ “О затвердженні Інструкції по заповненню трудових книжок”, зорієнтованому на новий Трудовий кодекс, який прийшов на зміну Кзоту, правила заповнення трудової книжки були змінені.
Після ухвалення нового Трудового кодексу з’явилася необхідність відновити не тільки інструкцію по заповненню трудових книжок, але так само і форму прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки і вкладиша в неї.
За словами Олексія Анохина, замначальника відділу правового регулювання праці правового департаменту Мінтруда РФ, значних змін в роботі кадровиків у зв’язку з цим не передбачається, оскільки в основу документа лягли положення, закріплені колишньою інструкцією. Так наприклад, документ підтверджуючий трудову діяльність росіянина, як і раніше складатиметься з тих же основних розділів і заповнюватиметься на підставі прийнятих в країні офіційних документів.
Проте ці зміни торкнулися не тільки працівників кадрових служб, але і всіх тих, хто починає свою трудову діяльність, переходить з роботи на роботу або звільняється на пенсію. У цій статті ми розповімо вам, в які з нових положень необхідно учитуватися особливо уважно.
Інструкція по заповненню трудової книжки
Єдине нововведення, мабуть, в тому, що тепер не допускаються ніякі скорочення. Записи повинні вестися дуже детально. І за цим повинні стежити не тільки працівник відділу кадрів, але і господар трудової книжки. Наприклад, треба знати, що не можна писати в трудовій книжці “пр.” замість “наказ”, “расп.” замість “розпорядження”, “пер.” замість “переведений” і т.д.
Подаруй найбільш важливим нововведенням стало те, що тепер в трудових книжках категорично не допускаються ніякі скорочення. Тепер всі записи повинні вестися дуже детально і за цим повинні стежити не тільки співробітник відділу кадрів, але і сам володар трудової книжки. Наприклад, треба знати, що не можна писати в трудовій книжці “пр.” замість “наказ”, “расп.” замість “розпорядження”, “пер.” замість “переведений” і т.п.
Є так само зміни в заповненні відомостей про звільнення і звільнення з перекладом. Тепер при припиненні трудового договору після підстави статті 77 ТК РФ (за винятком випадків розірвання трудового договору за ініціативою працедавця і за обставинами, не залежними від волі сторін), до трудової книжки вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт вказаної статті.
Наприклад: “Звільнений в зв’язку перекладом працівника на його прохання або з його згоди на роботу до іншого працедавця або переходом на виборну роботу (посада), пункт 5 статті 77 ТК РФ” або “Звільнений у зв’язку з відмовою працівника від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов трудового договору, пункт 7 статті 77 ТК РФ”..
Якщо ж розірвання трудового договору відбувається за ініціативою працедавця, то до трудової книжки вноситься запис про звільнення з посиланням на відповідний пункт статті 81 ТК РФ або інші підстави для розірвання трудового договору за ініціативою працедавця, передбачені законодавством.
Наприклад: “Звільнений у зв’язку з неодноразовим невиконанням працівником трудових обов’язків без поважних причин при вже наявному дисциплінарному стягненні, пункт 5 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації”, “Звільнений у зв’язку з невідповідністю працівника посади або виконуваній роботі, пункт 3 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації” або “Звільнений у зв’язку з уявленням працівником працедавцеві підроблених документів або свідомо помилкових відомостей при укладенні трудового договору, пункт 11 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації”..
В тому випадку, якщо припинення трудового договору відбувається за обставинами, не залежними від волі сторін, то до трудової книжки вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 ТК РФ. Наприклад: “Звільнений у зв’язку із закликом працівника на військову службу або напряму його на замінюючу її альтернативну цивільну службу, пункт 1 статті 83 ТК РФ” або “Трудовий договір припинений у зв’язку з визнанням працівника повністю непрацездатним відповідно до медичного висновку, пункт 5 статті 83 ТК РФ.
Якщо ж трудовий договір розривається за ініціативою працівника з причин, з якими законодавство зв’язує надання різних пільг і переваг, то запис про звільнення вноситься до трудової книжки з докладною вказівкою цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зміною організаційних або технологічних умов праці, стаття 73 ТК РФ” або “Звільнений за власним бажанням у зв’язку з відсутністю вказаної роботи, стаття 73 ТК РФ”.
Варто так само відзначити, що правильне заповнення трудової книжки перш за все на користь самого працівника, і якщо він не хоче, щоб у нього виникли складнощі надалі (наприклад при переході на іншу роботу або оформленні пенсії), йому необхідно уважно відстежувати записи, що вносяться, в даний документ.
Зразок заповнення трудової книжки
Правила оформлення титульного листа трудової книжки і внесення до нього змін регламентуються розділом 2 інструкції по заповненню трудових книжок затвердженою ухвалою Мінтруда Росії від 10.10.2003 69. Як правило, тут у кадровиків питань не виникає.
При оформленні трудової книжки в неї необхідно внести наступні відомості про працівника:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- дата народження (число, місяць, рік);
- освіта;
- професія, спеціальність.
Після того, як будуть заповнені дані працівника на титульному листі, на нім слід поставити друк організації і підпису співробітника кадрової служби що оформляє трудову книжку і її власника.
Тепер перейдемо до складніших питань, часто викликає труднощі заповнення рядка “Професія, спеціальність”. Багато бухгалтери і кадровики вважають, що указувати потрібно і професію, і спеціальність. Проте в дипломах є інформація про щось одне: або про спеціальність, або про професію. Одночасно професія і спеціальність не указуються.
Крім того, у всіх дипломах є відомості про кваліфікацію. Її в трудову книжку вписувати не потрібно. Звернете увагу: у рядку «Професія, спеціальність» посада, на яку поступає працівник, також не указується.
за Час трудової діяльності у співробітника можуть помінятися анкетні дані (наприклад, прізвище), він може здобути додаткову освіту, у нього може з’явитися нова професія. Як відбити ці зміни в трудовій книжці?
Якщо потрібно виправити прізвище, ім’я, по батькові або дату народження, алгоритм дій такий. Застарілі дані закреслюються однією межею, а поряд вписуються нові відомості (п. 2.3 інструкції).
Безумовно, вказані виправлення можна внести тільки на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розірвання браку, свідоцтва про зміну прізвища, імені, по батькові і ін.). Тому на внутрішній стороні обкладинки обов’язково повинне бути посилання на номер і дату того документа, на підставі якого внесені зміни. Таке посилання повинне бути завірене підписом працедавця або спеціально уповноваженого їм особи і друком організації (або друком кадрової служби). Підстава - пункт 2.3 інструкції.
Інформація про здобуту нову освіту, професію, спеціальності вноситься шляхом доповнення наявних записів (якщо вони є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів (п. 2.4 інструкції). Відмітимо, що інструкція не містить вимог про те, що на внутрішній стороні обкладинки потрібно зробити посилання на документи, підтверджуючі здобуту освіту.
Заповнення розділу “Зведення про роботу”
Правила заповнення відомостей про роботу і виправлення цих записів приведені в розділі 3 інструкції. Перерахуємо деякі моменти, на які потрібно звернути увагу.
Як показує практика, бухгалтери або кадровики часто використовують в трудових книжках скорочення. Між тим пунктом 11 правив і пунктом 1.1 інструкції встановлено, що в трудовій книжці вони недопустимі. Наприклад, не можна писати «Пр.» замість слова «Наказ» і «Расп.» замість «Розпорядження», «пер.» замість «переведений» і т.д. Аналогічно не можна скорочувати слова «пункт», «частина», «стаття» і «Трудовий кодекс Російської Федерації».
Кожен бухгалтер знає, що неправильний запис в трудовій книжці можна виправити. А ось як правильно це зробити, пам’ятають не всі. Тому і помилки в розділі «Зведення про роботу» зустрічаються найчастіше.
Основне правило таке: закреслювати неправильний запис не можна (п. 1.2 інструкції). Щоб виправити помилку, потрібно внести запис з наступним порядковим номером (він проставляється в графі 1). У графі 2 указується дата внесення правильного запису. У графі 3 потрібно написати, запис за яким номером прочитався недійсним, а в графі 4 продублювати дату і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення працедавця.
З пункту 27 правил витікає, що виправлення до трудової книжки повинен вносити той працедавець, який допустив помилку. Але в той же час новий працедавець також може внести виправний запис на підставі офіційного документа колишнього працедавця. Такими документами можуть бути завірені колишнім працедавцем копії наказів про прийом і звільнення працівника.
А що робити у випадку, якщо, наприклад, організація, яка зробила неправильний запис, реорганізована або ліквідована? Відповідь на це питання дає пункт 28 правив. Виправлення повинен зробити правонаступник, а у разі ліквідації організації - працедавець по новому місцю роботи на підставі відповідного документа (наприклад, довідки з архіву).
І останнє. При звільненні всі записи, внесені до трудової книжки співробітника за час його роботи у працедавця, завіряються підписом працедавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, друком організації (кадрової служби) і підписом самого працівника (п. 35 правив). Працівник ставить підпис поряд з підписом працедавця або на наступному рядку.
Відмітимо, що на заповнення (внесення виправлень) розділу «Зведення про нагородження» розповсюджуються ті ж правила, що і на розділ «Зведення про роботу».
Дублікат трудової книжки. Копія трудової книжки
Коли працедавець зобов’язаний видати працівникові дублікат трудової книжки? Правила і інструкція передбачають три випадки.
Перший випадок. Працівник втратив трудову книжку. Згідно пункту 31 правив у разі втрати трудової книжки працівник повинен негайно повідомити (написати заяву) про це працедавцеві по останньому місцю роботи. Працедавець видає дублікат не пізніше 15 днів з дня подачі працівником заяви.
Дублікат оформляється за загальними правилами заповнення трудової книжки. До нього вносяться підтверджені документами відомості про загальний і (або) безперервний стаж роботи співробітника до надходження в дану організацію, а також наявні в трудовій книжці відомості про роботу і нагородження (заохоченні) по останньому місцю роботи (п. 7.2 інструкції і п. 32 правив).
Спочатку записується сумарний загальний стаж роботи, тобто указується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення організації, періодів роботи і посад працівника. А потім (за наявності підтверджуючих документів) стаж роботи розшифровується по окремих періодах роботи. При цьому потрібно указувати: у графі 2 - дату прийому на роботу, в графі 3 - найменування організації (працедавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ і роботу (посада), спеціальність, професію з вказівкою кваліфікації, на яку був прийнятий працівник, в графі 4 - найменування, номер і дату відповідного документа.
Якщо документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу у минулому, до дубліката трудової книжки вносяться тільки підтверджені дані.
Другий випадок. У трудовій книжці є запис про звільнення або переклад на іншу роботу, визнана недійсною. В цьому випадку за письмовою заявою працівника йому видається дублікат, в який послідовно переносяться всі вироблені в трудовій книжці записи, окрім тієї, яка визнана недійсною (п. 1.2 інструкції і п. 33 правив).
Третій випадок. Трудова книжка прийшла в непридатність (обгоріла, порвана, забруднена і т. п.). Порядок видачі дубліката в цьому випадку такий же, як і у разі, коли в трудовій книжці є запис, визнаний недійсною.
Коли працедавець зобов’язаний видати співробітникові копію трудової книжки? На вимогу працівника. Як сказано в пункті 7 інструкції, працедавець зобов’язаний за письмовою заявою працівника видати працівникові копію трудової книжки або завірену в установленому порядку виписку з неї. Копія (виписка) видається не пізніше за три дні з дня подачі заяви.
